Por Giovanni Pérez, Coordinador metodológico de Asuntos del Sur.
Esta pregunta puede tener múltiples respuestas, particularmente, la que encontramos más acertada es que los gobiernos no pueden ser (no son) particularmente ágiles, pero sí pueden incorporar una cultura de agilidad, para responder esta pregunta proponemos una rápida revisión de los cuatro valores principales del famoso “manifiesto agile” de 2001, que se reconoce como el momento fundacional de la agilidad
Pero antes, es importante resaltar que el concepto de agilidad tuvo su origen en un contexto muy específico, el ecosistema corporativo de desarrollo de software de los años 90, y que, desde esa época, la agilidad, entendida en su momento como una serie de principios y valores, devino en una serie de prácticas (las metodologías) más o menos asociadas a esos principios y posteriormente a una “cultura de agilidad” (Alaimo y Salías, 2019)
Este origen específico de la agilidad no ha sido un obstáculo para que la cultura ágil y sus prácticas asociadas se hayan hecho extensivas a otras actividades productivas o de organizaciones de la sociedad civil e incluso se discuta (como intentamos aquí) su aplicabilidad a la lógica del sector público,
Proponemos un experimento, revisar los cuatro valores fundacionales de “agile” y analizar brevemente su sentido, oportunidades y restricciones de aplicación para el sector público
1 Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
Este valor implica darle prioridad a los colaboradores y a las potenciales sinergias entre ellos antes que, a procesos y procedimientos, de alguna manera es adaptar los procesos a las personas y no la versión tradicional bajo la cual la organización se considera como algo más monolítico, con procesos y parámetros establecidos a los cuales deben siempre adaptarse los colaboradores.
El impacto de este valor en la agilidad es fundamental, porque se traduce en una mayor confianza e independencia de colaboradores y equipos de trabajo en relación a ciertos aspectos del proceso de desarrollo.
Considerar este valor desde la óptica de la administración pública puede parecer contradictorio en un principio con la naturaleza misma de sus funciones, pero si lo analizamos con un mayor nivel de detalle lo que encontraremos es que la aplicación de este valor se basa en la confianza en los colaboradores para adaptar e implementar los procedimientos a los procesos específicos que ellos manejan, idea que suena perfectamente aplicable.
Los entornos y procesos públicos suelen estar altamente jerarquizados y reglamentados, aún más si es una organización con parámetros de control de calidad, de esta manera encontramos, formatos, manuales de procesos y de funciones, organigramas extensos y de varios niveles de tal manera que parece que el “margen de acción” del colaborador público este bastante reducido.
Sin embargo, lo que esta supuesta rigidez “esconde” es una enorme oportunidad para diseñar equipos de trabajo autogestionados, que puedan adelantar las tareas a su cargo en un obvio entorno de cumplimiento de los parámetros públicos, pero también de confianza, confianza en la experiencia y formación de los profesionales que conforman los equipos, en muchísimas ocasiones el “know how” o la ventaja competitiva de algún proceso público recae en la experiencia y conocimiento de algún colaborador en particular al que hay que acudir en caso de emergencia.
¿Qué pasaría si algunos procesos y tareas fuesen más flexibles y dieran a los colaboradores la oportunidad de plantear y solucionar desafíos públicos con creatividad y mayor libertad?, no sería posible potenciar la experiencia latente en los equipos de colaboradores públicos, tantas veces subutilizada o mal aprovechada.
2 Software funcionando sobre documentación extensiva
Es obvio que este valor apunta específicamente al desarrollo de software, pero sin embargo al entender a qué apunta el postulado se encuentra un concepto bastante interesante y perfectamente aplicable a la administración pública.
La necesidad de darle prioridad al funcionamiento sobre la documentación tiene que ver con la necesidad de superar la planificación tradicional en cascada (waterfall) según la cual es necesario documentar y planificar todo en detalle antes de implementar, dicho de otra manera, este valor de “agile” apunta a la necesidad de tener prototipos o versiones funcionales del producto, no solo como oportunidad de mercado si no también como una oportunidad para evaluar el funcionamiento sobre la marcha y con la posibilidad de contar con retroalimentación constante y rápida por parte de los usuarios, aspecto sobre el cual profundizaremos en el siguiente punto.
La idea más importante de este valor, aplicable a los desafíos del sector público es la idea de prototipar, esto es diseñar una versión completa y funcional del proyecto a implementar que permita evaluar su funcionamiento y contar con retroalimentación de diversos agentes para su proceso de mejora.
La idea de prototipar/evaluar/mejorar no es del todo ajena a las políticas públicas como evidencian las sucesivas reformas o ajustes que alguna vez se implementan en diferentes políticas, lo que suele suceder es que los ciclos de evaluación/reforma suelen ser mucho más largos que en un proceso privado, y es precisamente en este punto en el que también considero que existe una enorme oportunidad de mejora.
Diseñar políticas públicas que sean funcionales a sus objetivos, sin excederse de manera innecesaria en su proceso de documentación, con correctos dispositivos de seguimiento y evaluación permitirá diseñar ciclos de evaluación de esa política y visualizar ciclos de mejora de que no sean excesivamente largos.
Un buen ejemplo de políticas con documentación excesiva son los planes urbanos o maestros de escala general, suelen ser tantos los requisitos necesarios (plan hídrico, geológico, estudio de riesgos, estudio económico, evaluación demográfica etc.) que algunas veces la documentación misma es interminable y nunca pasa a proceso de formulación, siempre hay un estudio que hace falta, y si finalmente el plan sale adelante contiene reglamentaciones a situaciones ya inexistentes o consolidadas y/o no incluye reglamentaciones aplicables a nuevos desafíos territoriales. El proceso de planificación territorial es un ejemplo de política en el que podrían diseñarse dispositivos normativos más simples o de menor escala que respondan de manera más eficiente a los desafíos que impone la realidad.
3 Colaboración con el cliente sobre negociación contractual
Este valor hace énfasis en la idea de “colaborar con el cliente”, ¿a quién podemos considerar cliente de una política pública?, la respuesta dependerá obviamente de la naturaleza de esa política, si es una política abstracta de carácter general, si es una política sectorial o incluso si es una política de discriminación positiva destinada a promover la igualdad de un grupo tradicionalmente discriminado.
El punto es, que las políticas públicas no tienen necesariamente “clientes”, sino usuarios y destinatarios, que cuentan con información poderosa y relevante para el éxito de las mismas, información que a veces por diagnósticos deficientes o malos procesos de participación no siempre es considerada en los procesos de formulación.
Este valor apunta entonces a la necesidad de tener no solo prototipos o versiones funcionales del producto si no también y esto es lo más importante, a tener rápida retroalimentación (feedback) de parte de los usuarios.
Desde una lógica de desafíos públicos, es válido preguntar ¿es posible prototipar políticas públicas?, en qué casos y bajo qué circunstancias sería posible implementar políticas funcionales que se enriquecen y mejoran con las observaciones de los usuarios finales.
Entendemos perfectamente que algunas veces el exceso de detalle en los procesos de diseño y formulación de las políticas públicas también tiene que ver con criterios de disminución de riesgo fiscal, esto es, la intención de disminución de la incertidumbre y del riesgo en la inversión de los recursos públicos.
En algunas políticas y procesos específicos la opinión del usuario es fundamental y constituye un valioso insumo de mejora, un ejemplo de esta situación son las políticas de optimización y digitalización de trámites por parte de la ciudadanía, en las que es posible considerar iteraciones que se optimicen con la opinión y percepción de la ciudadanía.
4 Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan
Este valor apunta a un concepto adicional a los que hemos presentado, el manejo y la velocidad de adaptación ante la incertidumbre, esto es la capacidad de personas y equipos para adaptarse a la realidad, incluso en detrimento del plan o programa.
Considerar la aplicación de este principio a la actividad pública supone identificar una restricción relacionada con el hecho de que las políticas públicas usualmente concretan su proceso de adopción a través de alguna ley, norma o acto administrativo, y esta característica supone ya de entrada una dificultad para una eventual modificación “ágil” de esas políticas.
Pero también existe una oportunidad de mejora, a pesar de la aparente rigidez de algunas políticas públicas es necesario dar la discusión sobre los criterios bajo los cuales es posible modificarlas o adaptarlas ante cambios de tendencia o situaciones imprevistas, que mejor ejemplo que la respuesta global en materia de políticas públicas ante la pandemia del COVID-19; a pesar de que gobiernos y agentes públicos no estaban preparados para esta circunstancia fue necesario “pivotar” políticas de colaboración, financiación, adquisición, investigación y distribución para responder ante la emergencia
Un ejemplo de este tipo de marcos de trabajo o metodologías que pueden ser útiles son los estudios de prospectiva como la “prospectiva estratégica” (Godet & Durance, 2007) y los “escenarios exploratorios” (Schwartz & Vásquez, 1995)
Conclusión
Este corto intento de buscar áreas de contacto entre la agilidad y la actividad pública a partir de los cuatro valores del manifiesto ágil nos deja, por lo menos cuatro enseñanzas que son perfectamente aplicables e incluso recomendables al desplegar la acción pública, estas son: a) La importancia del conocimiento y experiencia de los agentes públicos y la importancia de los entornos de colaboración; b) La importancia de prototipar, siempre que sea posible; c) La importancia de tener mecanismos de evaluación y retroalimentación de la opinión de los usuarios finales como insumo fundamental del proceso de mejora y d) considerar la incertidumbre como parámetro de diseño de políticas públicas que sean capaces de adaptarse a entornos cambiantes.
Alaimo, M., Salías, M. (2019). Proyectos Ágiles con Scrum (2nd ed.). Ed. Dunken.
Cyr, J., Bianchi, M., González, L., & Perini, A. (2021). Governing a pandemic: Assessing the role of collaboration on Latin American responses to the COVID-19 crisis. Journal of Politics in Latin America, 13(3), 290-327.
Godet, M., & Durance, P. (2007). Prospectiva Estratégica: problemas y métodos. Cuadernos de LIPSOR, 104(20), 169-187.
Schwartz, P., & Vásquez, J. M. (1995). La planificación estratégica por escenarios. Cuadernos de Administración, 14(21), 199-225.